Go to content Go to menu
 


Inhoud

Een vergadering start met de volgende 3 vaste agendapunten:

  • De opening:
    • de voorzitter begroet de aanwezigen, vermeldt de verontschuldigden en laat noteren wie afwezig is.
  • de goedkeuring van het verslag van de vorige vergadering:
    • de aanwezigen verklaren er zich mee akkoord of laten het aanpassen. Op basis van het definitieve verslag werkt men nadoen verder. Op dit moment kan men eventueel ook nagaan hoe het staat met de ecties die men tijdens de vorige vergadering afgesproken had.
  • mededelingen van de voorzitter over praktische aspecten van de vergadering en over wijzigingen aan de agenda

Secretaris rangschikt inhoudelijke agendapunten in logische volgorde. → belangrijkste en/ of moeilijkste punten eerst ⇒voldoende tijd om het grondig te bespreken.

inhoudelijke punten → bijlagen ►vergemakkelijken de bespreking → leden van vergadering > goed voorbereid aan beginnen.

In convocatie verwijst secretaris bij agendapunten naar bijlage

 

Vergadering eindigt met 2 vaste agendapunten:

  • de rondvraag
    • iedere deelnemer krijgt de kans op praktisch en inhoudelijk vlak opmerkingen en suggesties te formuleren. Ze worden niet ten gronde besproken.
  • het slot
    • hier spreekt men voor zover nodig een datum voor een volgende vergadering af.

Secretaris bezorgt agenda in vorm van convocatie aan leden van vergadering.

⇒ bij voorkeur ± 10 dagen voor vergadering. Absoluut minimum = een week

praktisch verloop

voorzitter of secretaris:

  • locatie vergadering vastleggen
  • zorgen voor nodige technische materiaal (bv. Overheadprojector, videospeler)
  • bestellen koffie en frisdrank

voorzitter:

  • stelt tijdsplan op
    • vaak vermeldt op convocatie bij agenda
    • houdt verloop van vergadering ordelijk
    • verplicht tot efficiënt vergaderen
  • bereidt voor zichzelf vergadering grondig voor
  • moet weten
    • wat er precies ter sprake zal komen
    • wie informatie daarover verstrekt
    • velke documenten als bewijs- of illustratiemateriaal aanwezig en/of verspreid moet worden
    • hoe de besluitvorming zal verlopen
    • enz

Vergadering:

  • niet te lang ⇒ absolute max. anderhalf uur à 2 uur
  • bereikt meer in 2 korte, maar krachtige en goed geleide vergaderingen van veertig minuten dan in 1 lange vergadering van 2 uur